TERMINOS USADOS
A continuación se darán las definiciones de términos usados en este contrato:
- SPT: hace referencia a la aplicación Simple Process Tool.
- SaaS: software como servicio.
- EL SERVICIO: hace referencia a SPT prestado en la modalidad de SaaS.
- EL PROVEEDOR: hace referencia a Simple Process SAS.
- EL CLIENTE: hace referencia a las organizaciones que han comprado EL SERVICIO.
- El REPRESENTANTE: persona que hace parte de la organización de EL CLIENTE y que funge como representante de este ante EL PROVEEDOR.
- LAS CONDICIONES: hace referencia a los Términos y Condiciones para la prestación de EL SERVICIO.
- EL PORTAL: hace referencia a la página web de EL PROVEEDOR (www.simpleprocess.co), sitio desde donde se accede a EL SERVICIO.
- Módulo y sub-módulo: conjunto de funcionalidades dentro de SPT. Ej. Módulo Auditorías hace referencia a un conjunto de funcionalidades que tiene por objeto gestionar las auditorías a los sistemas de gestión.
- Usuario Administrador: es el usuario con el rol AdministradorEmpresa creado por EL PROVEEDOR con la información del formulario de registro. Este usuario será el encargado de crear los demás usuarios que accederán a SPT.
- Usuario: hace referencia al correo electrónico utilizado en el registro del Usuario en SPT y que tiene uno o varios roles.
- Colaborador: hace referencia a una persona que colabora con EL CLIENTE, independiente del tipo de contratación y que ha sido asociado en la pestaña “Colaboradores” del módulo Unidad de Negocio.
- El término "leyes aplicables" hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos.
- El término "PLAN" hace referencia a las condiciones de uso que tiene un CLIENTE según el pago que haya efectuado. Se cuenta con Plan para micro, pequeña, mediana y gran empresa.
- El término “información” hace referencia a los adjuntos y los datos registrados en los formularios de SPT.
PROPÓSITO
- Los términos y condiciones expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso para EL SERVICIO prestado por EL PROVEEDOR.
- EL CLIENTE acepta respetar LAS CONDICIONES impuestas por este contrato.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
SIMPLE PROCESS TOOL (SPT) es una aplicación que permite gestionar Sistemas de Gestión de diferente tipo, completa o parcialmente. Fue diseñado basándose en normas internacionales de Sistemas de Gestión y de acuerdo a las disposiciones colombianas. SPT ha sido desarrollado por SIMPLE PROCESS SAS (EL PROVEEDOR) SPT se ofrece en la modalidad de Software como servicio (SaaS) y alojado en la nube (EL SERVICIO), a organizaciones de cualquier tipo (CLIENTE) legalmente constituidas. EL SERVICIO que se ofrece es estándar y no da posibilidades a personalizaciones ni configuraciones diferentes a las que se manejan internamente en SPT. LAS CONDICIONES para la prestación de EL SERVICIO se describen a continuación:
SUMINISTRO DISCRECIONAL DEL SERVICIO
EL PROVEEDOR, como propietario de EL SERVICIO, se reserva el derecho de decidir, por las razones que estime conveniente, si suministra o no EL SERVICIO a una organización o persona en particular. No podrán ser clientes de EL SERVICIO aquellas organizaciones que sean consideradas por EL PROVEEDOR como competidores directos. Se prohíbe el uso de EL SERVICIO para fines de benchmarking, comparación competitiva o de espionaje industrial o en general para tomar como referencia el diseño y estructuración de SPT con fines de crear aplicaciones similares. EL CLIENTE se abstendrá de aplicar cualquier tipo de técnica de ingeniería inversa o descompilar o desensamblar del software ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además queda prohibida la separación de los componentes. EL PROVEEDOR autoriza el uso de SPT como un producto único e integral. La violación parcial o total de las prohibiciones aquí consagradas faculta a EL PROVEEDOR para dar por terminado la prestación de EL SERVICIO, todo lo anterior sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
CAPACIDAD DE CELEBRACIÓN DE CONTRATOS
EL CLIENTE debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables. Refiérase entonces, el que quiera celebrar este contrato, a la teoría general de celebración de contratos de la ley que aplica en Colombia. EL PROVEEDOR da por entendido que EL REPRESENTANTE de EL CLIENTE, que acepta este acuerdo de términos y condiciones, conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de EL CLIENTE. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de los representantes legales de EL CLIENTE para celebrar este contrato, y serán estos últimos considerados responsables de cualquier conducta de EL REPRESENTANTE. EL PROVEEDOR no se hace responsable de verificar si EL REPRESENTANTE cuenta con la capacidad de contratar EL SERVICIO.
REGISTRO, PAGOS Y DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO
EL CLIENTE seleccionará el PLAN que más le convenga de acuerdo al tamaño de su organización. Cada PLAN tendrá un valor de arrendamiento que se podrá pagar mensual, semestral o anualmente. En EL PORTAL, cada PLAN contará con un botón de “COMPRE YA”. En todos los casos EL PROVEEDOR no se hace responsable por errores cometidos por EL CLIENTE a la hora de elegir EL PLAN, así como tampoco al momento de digitar o ingresar información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial, por parte de EL REPRESENTANTE o de usuarios registrados en SPT. Antes de efectuar el pago, EL REPRESENTANTE deberá registrarse y brindar la información solicitada en el formulario que se habilita. EL PROVEEDOR da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a EL PROVEEDOR de poseer información falsa sobre EL CLIENTE y/o quien lo represente. Si existen retenciones de cualquier tipo estás tendrán que ser asumidas por EL CLIENTE. La aceptación del registro por parte de EL PROVEEDOR no implica la habilitación de EL SERVICIO. Una vez efectuado el registro se procederá al pago. EL SERVICIO se pagará online a través de un proveedor de plataforma de pagos online en el cual se ofrecerán diferentes opciones de pago. EL SERVICIO se habilitará una vez EL CLIENTE haya efectuado el pago y este sea confirmado por EL CLIENTE, a excepción de los casos en que las promociones o el otorgamiento de gratuidad permitan el acceso a EL SERVICIO sin necesidad del pago. Si el pago es requerido para el acceso y este no se da, EL SERVICIO será negado o suspendido hasta que el pago se haga efectivo. EL REPRESENTANTE será el responsable de lo asuntos relacionados con el pago periódico y será el canal de comunicación de EL PROVEEDOR con EL CLIENTE. Deberá diligenciar completamente los datos del formulario de registro, incluyendo el correo electrónico de la persona que fungirá como el Usuario Administrador. Aun cuando el pago se hará a través de un proveedor de plataforma de pagos online, EL PROVEEDOR no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito o débito al momento de esta ser usada para efectuar el pago, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la tarjeta. EL PROVEEDOR, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del pagador para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información. No obstante esto, EL CLIENTE autoriza a EL PROVEEDOR a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional. EL CLIENTE y su REPRESENTANTE afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.
ACCESO A EL SERVICIO
El acceso a EL SERVICIO se hará a través de la dirección URL suministrada por EL PROVEEDOR (www.simpleprocess.co). El PROVEEDOR suministrará a EL CLIENTE un Usuario con rol de Administrador y una contraseña genérica, previo suministro de un correo electrónico por parte de EL CLIENTE. El Usuario Administrador podrá crear tantos usuarios como lo permita el PLAN adquirido. Sólo podrán acceder los usuarios creados en SPT y que estén activos. Si EL CLIENTE desea cambiar de Usuario Administrador podrá hacerlo internamente a través de otro usuario que tenga un rol con dicha autorización. Si no puede acceder a SPT con el Usuario Administrador porque ha perdido la clave de acceso, deberá dirigir una comunicación a través de correo electrónico a la cuenta soporte@simpleprocess.co y EL PROVEEDOR procederá a realizar un procedimiento de verificación para poder realizar el cambio de administrador responsable o asignación de nueva clave. EL PROVEEDOR no se hace responsable ante EL CLIENTE, los usuarios o terceros, por el uso pernicioso de la información que los usuarios de EL CLIENTE hayan registrado en SPT, cuando EL CLIENTE y/o sus usuarios hayan permitido, con su conocimiento o no, el acceso a SPT de otras personas no autorizadas. Para el uso de EL SERVICIO los usuarios de EL CLIENTE deben contar con un computador que pueda correr un Navegador de Internet tales como Microsoft Internet Explorer®, Microsoft Edge®, Google Chrome®, Firefox Mozilla® o Apple Safari® de última generación y contar con una conexión a Internet. La calidad de EL SERVICIO depende de la velocidad de la mencionada conexión y se recomienda tener al menos 1 Megabit por segundo disponible para cada usuario que utilice EL SERVICIO de forma permanente.
OPERACIÓN DEL SERVICIO
EL PROVEEDOR llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que EL SERVICIO siempre esté disponible para EL CLIENTE y sus usuarios, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de los sitios u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de EL PROVEEDOR. No obstante lo anterior, EL PROVEEDOR garantiza a los usuarios que EL SERVICIO estará disponible en www.simpleprocess.co desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet lo permitan, lo cual escapa de las obligaciones de EL PROVEEDOR, de manera tal que si no se pudiera acceder por el tipo de conexión y las características que le sean propias, por fallas en la comunicación o por el deficiente servicio del proveedor de internet, ello no implicará en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio contratado por parte de EL PROVEEDOR. En cuanto al mantenimiento y reestructuración del PORTAL o en general de EL SERVICIO, EL PROVEEDOR se reserva el derecho de hacerlo sin previo aviso a EL CLIENTE y su usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.
EVOLUCIÓN DE EL SERVICIO Y DE LAS CONDICIONES
La dinámica propia del mercado exige evoluciones (mejoras, cambios, ampliaciones, etc.) de los productos y servicios. EL SERVICIO no es ajeno a esta dinámica, de manera que EL PROVEEDOR se reserva el derecho de tomar decisiones con el fin de permitir la evolución de EL SERVICIO. EL PROVEEDOR podrá tomar las expectativas y necesidades de los CLIENTES y demás partes interesadas, y tener en cuenta el contexto interno y externo en el cual presta EL SERVICIO, con el fin de permitir la evolución de EL SERVICIO. Sin embargo será EL PROVEEDOR el que tome las decisiones sobre las evoluciones que deba aplicar a EL SERVICIO. EL PROVEEDOR se reserva el derecho a modificar LAS CONDICIONES del presente acuerdo. Estas modificaciones serán informadas a EL CLIENTE y LAS CONDICIONES estarán vigentes desde que se use EL SERVICIO posteriormente a la publicación, y así lo acepta EL CLIENTE. Igualmente EL PROVEEDOR se reserva el derecho de modificar los precios de los PLANES.
PROPIEDAD, SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La propiedad de la información es de EL CLIENTE y en ninguna circunstancia pasará a ser propiedad de EL PROVEEDOR. EL SERVICIO opera como un Sitio Seguro SSL que encripta (cifra) la información antes de ser transmitida por Internet, para evitar que un potencial atacante logre interceptar la información mientras viaja por Internet. Aun así EL CLIENTE reconoce y acepta que Internet y las comunicaciones que tienen lugar a través del mismo, podrían no ser absolutamente seguras y que conectarse al mismo aumenta la posibilidad de un acceso no autorizado a los sistemas informáticos, redes y todos sus datos almacenados. Los datos transmitidos a través de Internet o almacenados en cualquier equipo a través del cual se transmiten los datos podrían no seguir siendo confidenciales, por lo que EL PROVEEDOR no se hace responsable ni garantiza la privacidad, seguridad, autenticidad, así como la protección contra daños o destrucción de cualquiera de esos datos. EL CLIENTE deberá asumir por cuenta propia los riesgos de uso de Internet. EL PROVEEDOR está exento de cualquier reclamación pecuniaria o de otra naturaleza en caso de que todas las medidas de seguridad pudieran ser violadas por un tercero y/o se pudiera dar una filtración de información u otro tipo de afectación negativa en contra de la información de EL CLIENTE. Si EL CLIENTE da por terminado el contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento EL PROVEEDOR se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues solo se ingresa información para su consulta y procesamiento en aras del funcionamiento y uso de la misma en SPT. Adicionalmente EL PROVEEDOR puede decidir borrar la información de EL CLIENTE cuando este se considere inactivo, sin previo aviso, considerándose inactivo aquel que no ha hecho uso del programa en los últimos 6 meses. Si EL CLIENTE no quiere que su información sea borrada debe comunicarse con soporte@simpleprocess.co, diciendo que estará inactivo pero que desea conservar su información. Tal aviso deberá ser efectuado dentro de los (6) seis meses mencionados, caso en el cual el plazo se prorrogará por seis (6) meses más, pero en ningún momento se entenderá que es a término indefinido y que EL PROVEEDOR por ello se obliga a tener la información para ser consultada en cualquier momento, pues tal indicación solo será vigente por un periodo más de (6) seis meses, contados a partir de la terminación de los últimos seis (6) meses y así sucesivamente.
SEGURIDAD DE LA CUENTA
EL PROVEEDOR vela por la seguridad de las contraseñas de los usuarios. Garantiza que esta contraseña no será vista por terceros, más no puede evitar que por la estructura del software, funcionarios de EL PROVEEDOR lleguen a tener conocimiento de la misma al interior de su organización y exclusivamente para fines de operación de la plataforma, aunque la misma tendrá los mecanismos informáticos tendientes a que solo quienes tengan por sus funciones acceso a ella, sean quienes la conozcan, procurando en todo caso que las mismas no puedan ser conocidas y mucho más, divulgadas. Por otro lado EL PROVEEDOR no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente.
COMUNICACIONES
EL REPRESENTANTE de EL CLIENTE que efectuó el registro inicial será el contacto oficial de EL CLIENTE para con EL PROVEEDOR. La información suministrada en el registro será la información oficial de contacto. Si la información de contacto cambia, EL CLIENTE deberá suministrar la información actualizada a EL PROVEEDOR. EL CLIENTE podrá comunicarse con EL PROVEEDOR a través de los siguientes medios:
- Correo electrónico: soporte@simpleproces.co
- Botón de CONTÁCTENOS ubicado en el PORTAL
- Numero de teléfono móvil suministrado en el PORTAL
SUSPENSIÓN Y RECONEXIÓN DEL SERVICIO
EL PROVEEDOR se reserva el derecho de suspender la prestación de EL SERVICIO y de inhabilitar su acceso a SPT, así como a cualquiera de los módulos creados para EL USUARIO si luego de dos intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada. Se dará la suspensión de EL SERVICIO con aviso anticipado. En caso de suspensión, la cuenta de EL CLIENTE no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a su cargo se hayan realizado por completo. EL CLIENTE podrá realizar el pago del dinero adeudado mediante consignación o transferencia. Para obtener la información de la cuenta bancaria donde debe realizar el pago, EL CLIENTE debe comunicarse con el equipo de soporte de SPT escribiendo a soporte@simpleprocess.co. La suspensión de la cuenta de EL CLIENTE no elimina su obligación de pagar las deudas pendientes, así como tampoco el valor cobrado impide la generación de los gastos de cobranza e indemnización de perjuicios que se pudieren generar a favor de EL PROVEEDOR por tal incumplimiento.
